タスクが多すぎて仕事がさばけない！！膨大な量を終わらせていくコツ。

最近、また

わりと忙しい日々を送っています…。

ブログの書きかけの記事が完成できず、泣

残業を22時までやる日が続出でした。泣

ほんとに泣き出しそう。泣笑

世の中には月に残業100時間超えてるなんて話を聞いたりしますが

リアルに計算すると恐ろしい世の中です。

100時間÷８時間＝12.5日

基本土日がお休みだと考えると

月に23日出勤なので

23日＋12.5日＝35.5日！！

月に100時間残業ってことは

毎日休みなしで働きつづけるより多いってことじゃないですか。

生きるために働くのか

働くために生きるのかって

哲学的なことを考え出しそうなレベルです。

わたしの残業時間は

月100時間なんて恐ろしい数字には全然なりませんが

それでも疲労困憊、満身創痍、ですから。笑

いままでの社会人経験の中で

新人さんを指導してくることが何度かありました。

その中でどうにも仕事が終わっていかない人

さばけていかず、やり残してミスしてしまう人がいます。

いいのか悪いのか

わたしがとても良く言われることが

「すごく楽そうに仕事をしている」

と言われます…。

悪い意味ではなくて（と思いたい）

そんな膨大な量の仕事をしているとは思えない、という意味。（であって欲しい）

仕事のやり方は人それぞれだと思いますが

わたしなりのタスク管理をまとめておこうと思います。

＊＊＊

まず、仕事が終わっていかない人、さばけていかない人、業務に埋もれてやるべきことをやり忘れてしまう人。

これはすべて、すぐにやらないからです。

仕事の全体量は１００あったとしても

ひとつの仕事は１であったり、５０であったりします。

例えば、電話を1本入れる。メールを1通送信する。

そんな仕事は１の仕事量であって、

2、3分で終わる仕事です。

例えば100枚単位の申請書類を作るのなら（という仕事がわたしにはある）

完成するのに半日は時間を取られます。

この仕事が５０の仕事量くらいですよね。

仕事量１のメールを

仕事量５０の書類のあとにやろうと思うから

終わらないし、さばけていかないし、忘れるのです。

仕事量１のものは

１日仕事をしていると数十回は出てきます。

それを後回しにすれば

仕事量は２０にも３０にも膨れていき

結果できていない、やり忘れている、となるのです。

電話もメールも今すぐにしましょう。

５分で作れる書類なら今すぐに作りましょう。

１の仕事を後でやろうと30個覚えているより

今すぐ終わらせて、30の容量を開けておいたほうがかなりスムーズです。

できない人にありがちなのが

タスクを管理しようとしすぎること。

メールを送らないといけない、というタスクを

PCのタスク一覧にご丁寧に“メールを送る”と入力することです。

メールを送るというタスクを入力している間に

そのタスクは終わりますから。

１の仕事量のタスクが一気に溜まるときがもちろんありますが

わたしの場合付箋でメモ書きして手元に貼ります。 

走り書きなので汚い字です。

PCのマウスを動かすたびに

かさかさして邪魔です。

だから、そうするのです。

そのタスクがいくつか発生したそのときに

まずは付箋書きをする。

これはやり漏れがないようにどんな些細な事でも書きます。

そして、さっさと終わらせて

付箋を剥がし一掃し

大物の仕事に戻るのです。

そんな日々。笑

タスク管理は重要度を考えろと言われることがありますが

仕事の内容の重要度でいえば、申請書類の作成がいちばん重要なのです。

だけど、電話１本、メール１通であっても

やらなくて済むという仕事はないのです。

簡単な仕事ほど後回しにしない。

あとでもいいよと言われた仕事でも明日に持ち越さない。

これがモットーです。

ときには１の仕事が朝から100発生するような日もあって

そんなことをしていたら定時の時間になって

そこから申請書類を作り出すなんてことがあったりして

…そんな一週間でした！爆

来週は早く帰ってこれますように。泣

本日もお付き合いいただき

ありがとうございました。